| CONDITIONS GENERALES DE RESERVATIONS GROUPES |
Le Service groupes du Club
Le Service de réservations de repas de groupes du Club agit au nom et pour le compte des restaurants qu’il représente. Les restaurants représentés sont seuls tenus des engagements contractés.
Le Service groupes du Club est rattaché directement aux restaurants représentés, avec lesquels il est en étroite collaboration. L’équipe du Service groupes est à votre disposition pour vous conseiller efficacement, négocier les meilleures conditions de prestations, gérer et suivre vos commandes avec précision et assurer le bon déroulement de vos prestations.
Meilleurs tarifs BB et conditions confidentiels
Les restaurants représentés par le Service groupes vous garantissent les meilleurs tarifs groupes confidentiels B2B, ainsi que 1 gratuité par tranche de 20 pax payantes (dans la limite de 9 gratuités par groupe).
Fiches fournisseurs restaurants
Les fiches fournisseurs de chaque restaurant (identité, Siret société, coordonnées bancaires, attestation d’assurance) sont à votre disposition sur demande. Les restaurants représentés par le Service groupes certifient répondre aux normes de sécurité et d'hygiène applicables au secteur de la restauration, et posséder une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant tout dommage auprès d'un client final.
Réservations
Les reservations de repas de groupes sont validées et confirmées par le Service groupes selon l’acceptation et la disponibilité des restaurants. Le Service groupes assure le suivi de vos réservations jusqu’à la bonne réalisation de ces dernières. En cas de force majeure empêchant un restaurant de recevoir un groupe, le Service groupes vous procurera une assistance avec une solution de prestation alternative.
Facturation
Les factures vous sont envoyées en format PDF par le Service groupes au nom et pour le compte des restaurants. Elles sont réglables directement auprès de chacun des restaurants. Vous devez obligatoirement envoyer vos copies de virement ou attestations de paiements au Service groupes, dont le rôle est d’opérer le suivi et la vérification des transactions bancaires.
Effectif final du groupe
Le nombre final de personnes doit être communiqué 7 jours avant la prestation auprès du Service groupes. Il peut être réduit de maximum 15 % de l'effectif jusqu’à J-4. L’effectif final communiqué auprès du Service groupes servira de base à la facturation.
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Conditions d'annulation (Groupe inférieur à 50 pax)
Annulation sans frais : Jour J-7 avant 12h00
50 % de la commande : Entre Jour J-7 après 12h00 et Jour J-4 avant 12h00
100 % de la commande : Entre Jour J-4 après 12h00 et Jour J - ou No-show
Conditions d'annulation (Groupe supérieur à 50 pax / Dîners croisières)
Annulation sans frais : Jour J-10 avant 12h00
50 % de la commande : Entre Jour J-10 après 12h00 et Jour J-6 avant 12h00
100 % de la commande : Entre Jour J-6 après 12h00 et Jour J - ou No-show
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| POUR VOS ACCOMPAGNATEURS |
Veillez à bien communiquer les adresses et numéros de téléphone
des restaurants réservés à vos accompagnateurs
Accompagnateur – Quand contacter le restaurant ?
Votre accompagnateur doit impérativement contacter directement le restaurant par téléphone dans les cas suivants :
- Tout retard prévisible de plus de 15 minutes.
- Toute information relative aux régimes spéciaux ou allergies de dernière minute.
Retards et No-show
En cas de retard important de plus de 45 minutes signalé en dernière minute, le restaurant fera son possible pour accueillir le groupe à un horaire en fonction de ses possibilités et du service en cours (sans garantie).
Tout retard de plus de 45 minutes sans communication de l’accompagnateur pourra être considéré comme un « no-show ».
Urgence / Assistance
Communiquez à vos accompagnateurs le numéro de portable du Service groupes pouvant être utilisé en cas d’urgence, ou dans le cas où l’accompagnateur n’arrive pas joindre un restaurant.
| CHOIX DU MENU POUR VOS GROUPES |
Menus groupes à choix unique
Le choix du menu unique doit nous être communiqué au minimum 7 jours avant la prestation. Les menus et tarifs groupes sont spécifiquement étudiés sur la base d’un choix unique pour tous les convives incluant une alternative végétarienne / végan et la prise en compte des allergies signalées en amont.
- Menu choix unique (entrée / plat / dessert)
- + Option plat végétarien / Végan
- + Prise en compte des allergies avec adaptation du menu
Menus groupes avec 2 plats principaux au choix (avec supplément)
Nous pouvons également vous proposer un menu groupe comprenant : une entrée unique, deux plats au choix (veuillez préciser le nombre pour chaque plat à l'avance), et un dessert unique. Veuillez noter qu'un supplément par personne s'applique en fonction du restaurant.
- Menu avec : entrée unique / 2 plats au choix / dessert unique
- + Option plat végétarien / Végan
- + Prise en compte des allergies avec adaptation du menu
La production de menus groupes avec des choix multiples, même si les nombres sont communiqués en amont n’est pas réalisable. Cette approche entraînerait une complexité logistique plus importante, nécessitant des commandes multiples auprès des fournisseurs, diverses préparations qui exigeraient davantage de temps, et des coûts de production accrus.
Nous comprenons que chacun a des préférences alimentaires uniques, mais notre objectif est de vous offrir une expérience culinaire de qualité tout en garantissant une gestion opérationnelle efficace et sécurisée des allergies.
Intolérances / Régimes spéciaux
Les intolérances et régimes spéciaux doivent obligatoirement être reportés en amont auprès du Service groupes de façon concise et par type d’allergie. (Les rooming-lists ne peuvent pas être traités par le Service groupe). À son arrivée au restaurant, l’accompagnateur du groupe se doit de revérifier la liste des régimes et intolérances avec le responsable de salle.
Allergies sévères
Toute allergie sévère doit impérativement être reportée auprès du Service groupe et du restaurant. À son arrivée au restaurant, le Tour leader a la responsabilité d’informer le responsable de salle, en identifiant le client concerné et en s’assurant que l’allergène en question n’est pas présent dans le repas de ce dernier.
En cas d’allergie très sévère à des traces infimes d’un (ou plusieurs) allergène habituellement présent dans les cuisines du restaurant et pouvant entraîner des complications très graves au client concerné, le restaurant se réserve le droit de décliner toute responsabilité. Dans de tels cas, le client peut être autorisé à apporter sa propre boîte-repas.
Groupes scolaires et étudiants
Les accompagnateurs ou professeurs ont la charge de l’encadrement des élèves mineurs de façon à prévenir tout comportement inadapté pouvant occasionner une gêne pour les autres clients du restaurant.
Afin d'assurer la sécurité alimentaire de vos jeunes clients, veuillez nous informer uniquement des régimes spéciaux tels que végétariens ou végans, ainsi que des allergies spécifiques de façon concise et en excluant les préférences individuelles non liées à des intolérances. Cette mesure vise à garantir la sécurité alimentaire de l'ensemble des convives et à prévenir tout problème de service.
